採用担当者の大量メッセージ対応をAIで解決！各関係者との連絡時間を大幅圧縮

まずは整理：採用担当者の連絡業務がここまで重くなる構造

日々連絡対応に追われている方にとっては当たり前の話かもしれませんが、本題に入る前に、本記事で扱う連絡業務の範囲を簡単に確認させてください。

採用担当者の連絡相手は、大きく 候補者・社内（面接官／採用マネージャー）・人材エージェント の3者。1人の候補者が選考を進む間に、この3者すべてに対して連絡が繰り返し発生します。

加えて、ビズリーチ・YOUTRUST・Wantedlyなどダイレクトリクルーティング媒体の普及でスカウト後の返信対応が積み上がり、担当者1人で月100件以上のやり取りが発生する状況も珍しくありません。返信のたびに各候補者のプロフィールや過去のやり取りを確認し直す必要もあり、件数と1通あたりの手間の両方が連絡業務の重さをつくっています。

そしてこの重さは、単に「忙しい」では終わりません。候補者への返信が遅れれば「熱量の低い企業」と判断されて面談前に辞退され、社内フィードバックが滞れば選考が詰まり他社決定される。エージェントへの返戻が薄ければ次の推薦精度が落ち、自社に合った候補者がそもそも集まらなくなります。そして何より、見極め・アトラクト・採用戦略改善といった本来注力すべき業務に時間を割けなくなります。連絡対応のスピードと質の低下は、そのまま採用成果の低下に直結する問題です。

実は、この状況は生成AIで大きく変えられます

ここまで読んで「いやもう毎日それなんですよ……」と感じた方に、いいニュースがあります。

この負担の大半は、いまの生成AIを使えば「思いや配慮を込める部分」を人が担ったまま、機械的な作業だけを肩代わりしてもらう形で大きく軽くできます。 大切な連絡をAIに丸投げするのではなく、「誰に・何を・どんなトーンで伝えたいか」という人の意図はそのまま残し、それを文章として組み立てる手間や、毎回の前置き入力の手間だけをAIに任せる。そんな関わり方ができる時代になっています。

• ChatGPT・Geminiの素のチャットでも、候補者プロフィールのスクショを貼って一言依頼するだけで、連絡文のたたき台が数十秒で返ってきます
• さらに GPTs（ChatGPT）／Gems（Gemini） で「自社専用の採用連絡アシスタント」を仕立てれば、毎回の前置き（敬語で／200字で／自社の訴求は◯◯で…）の入力すら不要になります
• 後ほど紹介する事例では、週8〜10時間かかっていた連絡業務が週2時間以下まで短縮され、浮いた時間がそのまま面接準備とアトラクト改善に回り、内定承諾率の改善にもつながっています
• 担当者ごとの文面のばらつきも自然と整い、チーム全体のコミュニケーション品質が底上げされる副次効果もあります

候補者・社内・エージェントへの一通一通を雑にすることなく、むしろ一通あたりに割ける思考の余白を増やすための仕組みです。次のセクションから、特別なスキルなしで今日から試せる手順を順番に見ていきましょう。

ChatGPT・Geminiで連絡文を作る基本パターン

一般的なやり方：スクショ＋プロンプトで連絡文を作る

まずは特別な設定なしで今日から使える方法です。ChatGPTやGeminiの通常のチャット画面に、候補者のプロフィールや会話履歴のスクリーンショットを貼り付けて、「こういう文章を書いて」と依頼するだけで、たたき台がすぐ出てきます。

候補者への返信を作る：

スカウト媒体で候補者から「少し詳しく聞いてみたいです」と返信が来たとき、プロフィール画面と直前の会話スレッドをスクリーンショットして、まとめてChatGPTやGeminiに貼り付けます。テキストで打ち直す必要はありません。

【プロンプト例①：返信文の生成】

（候補者のプロフィール画面のスクリーンショットを添付）（直前のメッセージ履歴のスクリーンショットを添付）
この返信メッセージを書いて。状況：先方から「少し詳しく話を聞いてみたいです」と返信があった伝えたいこと：オンラインで30分ほど話せないか、候補の日程を3つ提案する形で200字以内、柔らかい敬語で

面接官へのSlackメモを作る：

候補者の選考が進んで面接が決まったとき、同じプロフィールスクショをそのまま使えば、強み・確認ポイント・懸念事項をまとめたメモがすぐ出てきます。

【プロンプト例②：面接官向けSlackメモ】

（候補者のプロフィール画面のスクリーンショットを添付）

この候補者の1次面接（技術面接）を担当するエンジニアマネージャーへのSlackメモを書いて。確認してほしいこと：設計経験の深さ、少人数チームでの自走経験アトラクトで話してほしいこと：フルリモート・技術的裁量の大きさ補足：マネジメントに興味がありそうなので、キャリアパスにも触れてほしい箇条書きで簡潔にまとめて

エージェントへの連絡文を作る：

フィードバック文だけでなく、新規ポジションの依頼文や条件変更の伝言なども、要点を箇条書きで伝えるだけで文章にしてもらえます。

【プロンプト例③：エージェントへの新規依頼文】

エージェントに新しいポジションを依頼するメールを書いて。

ポジション：バックエンドエンジニア（Go言語）想定年収：600〜800万優先したい条件：スタートアップ経験あり、自走できる人避けたい：大企業出身のみで小規模組織の経験がない人300字以内、丁寧なビジネス文体で

【プロンプト例④：面接フィードバック】

今日の面接の結果をエージェントに送るメールを書いて。

結果：見送り理由：人柄・コミュ力は申し分ないが、SaaS提案営業の経験がなく即戦力は難しいと判断次に紹介してほしい人：SaaSでの法人新規開拓経験3年以上、既存深耕より新規開拓得意な人400字以内、丁寧な敬語で

この方法は手軽ですが、毎回「200字以内で」「敬語で」「自社の特徴は〇〇で」といった前提条件を書き直す手間が残ります。件数が増えてくると、このプロンプトの前置き自体が負担になってきます。

GPTs・Gemsを使った一段上の効率化：「自社専用AIアシスタント」を仕立てる

この「毎回の前置き問題」を根本から解消するのが、GPTs（ChatGPT Plusの機能）とGems（Gemini Advancedの機能）です。

一言でいうと、「自分だけの専用AIアシスタントを作れる機能」。自社のトーン・訴求ポイント・よく使うフレーズを一度設定しておけば、次回以降は自動で適用されます。たとえるなら、普通のChatGPT・Geminiが「何でも聞ける汎用窓口」だとしたら、GPTs・Gemsは「自社の採用業務を理解している専任アシスタント」です。

候補者宛・社内宛・エージェント宛のどの場面でも、「敬語で」「200字以内で」「自社の特徴は〇〇で」といった前置きを毎回打ち直す必要がなくなります。情報を貼って一言依頼するだけで、自社のトーンに馴染んだ文面が返ってきます。これまで毎回3〜5分かかっていたプロンプト入力が、30秒〜1分で済むようになります。担当者ごとの文面のばらつきも自然と整い、チーム全体のコミュニケーション品質が均一化されるのも大きな副次効果です。

GPTsとGemsの違い

すでにChatGPT Plusを使っているならGPTs、Google Workspaceが業務の中心ならGemsが馴染みやすいでしょう。機能としてはどちらも同じことができるので、チームで使い慣れている方を選べば問題ありません。

次のセクションでは、GPTs・Gemsの作り方から日々の運用まで、具体的なステップで解説します。

GPTs・Gemsを業務に組み込む3ステップ

活用イメージがつかめたところで、GPTs・Gemsを実際の業務にどう組み込むかを3ステップで見ていきます。ここではGeminiのGemsを例に、実際の画面付きで具体的に解説します（GPTsもほぼ同じ流れです）。

ステップ1：自社専用の採用連絡GPTs／Gemsを作る

Geminiの場合、画面左側メニューから「Gemマネージャー」→「新しいGemを作成」をクリックすると、編集画面が開きます。

入力する項目は3つだけです。

「カスタム指示」欄に書いた内容が、このGemsを使うたびに自動で適用されます。以下の指示文をそのままコピーして、〇〇の部分を自社の情報に書き換えるだけで完成です。

カスタム指示に貼り付ける指示文テンプレート：

あなたは〇〇株式会社の採用担当アシスタントです。
候補者・社内担当者・人材エージェントの3者への連絡文を作成するのが主な役割です。

【基本ルール】
- 敬語、温かみのあるトーン
- 200字前後を目安にコンパクトにまとめる
- 候補者には会社の魅力（〇〇：フルリモート、技術的裁量など）を自然に盛り込む

【会社情報】
- 社名：〇〇株式会社
- 事業：〇〇（概要）
- よく使うフレーズ：「ご連絡いただきありがとうございます」「ご多忙のところ恐れ入りますが」

連絡の相手（候補者／面接官／エージェント）と状況を伝えてもらえれば、それに合った文面を作ります。


入力が終わったら右上の「保存」ボタンを押すだけ。次回以降はGemマネージャーの一覧から選ぶだけで呼び出せます。

ステップ2：日々の連絡業務をGPTs・Gemsで回す

セットアップが終わったら、あとは日々の業務で呼び出すだけです。実際の使い方を3者それぞれで見てみましょう。

候補者への返信：候補者のプロフィールや直前のメッセージ履歴を貼り付けて、「面談打診の返信を書いて」と一言送るだけ。前提条件はカスタム指示に設定済みなので、前置きの入力は不要です。

面接官へのSlack共有：「今日14時に1次面接するAさんの情報を面接官にSlack共有したい」と伝えて候補者情報を貼ると、確認ポイント・強み・懸念事項がまとまった共有文が出てきます。GPTs・Gemsは自社の訴求ポイントやよく使うフレーズをすでに知っているので、出力の質が安定します。

エージェントへのフィードバック：「今日の面接結果をエージェントに送りたい。見送りで理由は〇〇」と一行送るだけ。自社のトーンに合わせたフィードバック文がすぐ生成されます。

どの場面でも「情報を貼る→一言依頼する→確認して送信」のリズムで業務が回ります。

ステップ3：GPTs・Gemsをチームに展開して品質を均一化する

作成したGPTs・Gemsのリンクをチーム内で共有しましょう。Slack・Teams・社内Wikiなど、普段チームが情報を見ている場所に置いておけば十分です。「候補者への返信はこのGPTs」「面接官共有はこのGPTs」とシンプルにルールを決めておくと、新しいメンバーもすぐ動けます。

担当者ごとの文面のばらつきもなくなり、会社としてのコミュニケーション品質が均一化されます。

事例：GPTs・Gems活用で連絡業務を週2時間以下に圧縮した採用チーム

事例1：スタートアップB社｜採用連絡専用のGPTsを整備し、連絡業務を週2時間以下に圧縮

社員70名規模のスタートアップB社では、採用担当者1名が候補者対応・社内連絡・エージェント対応を一手に担っていました。月の選考進行数が増えるにつれ、「誰かへの文章を書く時間」が業務の大半を占めるようになり、面接準備や採用戦略に手が回らない状況が続いていました。

• 課題：連絡のたびに候補者情報を確認し直し、社内の面接官・採用マネージャー・エージェントそれぞれに向けた文面を別々にゼロから書いていました。1人の候補者が1次から最終まで進む間に発生する連絡文の数が多く、週あたり8〜10時間をメッセージ作業が占めていました。
• 施策：自社の採用トーン・訴求ポイント・よく使うフレーズを設定した採用連絡専用のGPTsを作成。候補者宛・社内宛・エージェント宛それぞれの連絡パターンを指示文に組み込み、チーム内でリンクを共有しました。
• 成果：連絡業務全体が週8〜10時間から約2時間以下に削減。候補者情報を貼って一言送るだけで文面が出てくるため、浮いた時間を面接準備とアトラクト改善に充てられるようになり、承諾率の改善にもつながりました。

事例2：ベンチャー企業C社｜社内連絡用のGemsで面接調整・情報共有工数を大幅削減

社員150名規模のベンチャー企業C社では、採用担当者1名が月20〜30名の選考を並行して管理。面接官が複数の部門にわたっており、社内連絡の量が積み重なっていました。

• 課題：候補者ごとに面接官へ送る情報共有メッセージ（強み・確認ポイント・懸念事項）を毎回ゼロから書いており、1件あたり15〜20分かかっていました。面接後のフィードバック依頼も都度文面を考えており、週あたりの社内連絡だけで5〜6時間を費やしていました。
• 施策：「候補者の職歴概要と面接フェーズを伝えれば、面接官向けの共有文とフィードバック依頼文を生成する」というGemsを作成。Google Workspaceを全社で使っていたため、Gemsとの相性がよく導入がスムーズでした。
• 成果：社内連絡の作成時間が週5〜6時間から約1.5時間に削減。面接官へのインプット共有が素早くなり、面接の質が均一化されたという効果も得られました。

それでも残る課題：GPTs・Gemsでも解決しきれないこと

GPTs・Gemsを使えば、毎回プロンプトの前置きを書く手間はなくなり、文面の質も安定します。ただ、件数が増えてくると別の壁にぶつかります。大きく2つです。

課題1：候補者情報のコピペは毎回必要

GPTs・Gemsはトーンやフォーマットを記憶してくれますが、「今どの候補者の話をしているか」は知りません。ATSや採用管理ツールとは独立しているため、以下の手作業が毎回残ります。

• 候補者のプロフィール・選考ステータス・過去のやり取りをコピーしてチャットに貼り付ける
• 「この候補者の選考背景は何か」「エージェントへの前回の連絡内容は何か」という文脈をそのつど伝え直す

1人の候補者をめぐって複数の相手に複数回の連絡が発生するたびに、同じ情報を手動で貼り直す手間が積み重なります。

課題2：業務フローの外側にある

GPTs・Gemsは優れた「文章生成ツール」ですが、採用業務のフローには組み込まれていません。送信前に候補者ステータスを確認する・媒体やSlackなど送信先のツールを開く、といったツール切り替えの手作業は変わらず担当者に残ります。

ツールの切り替えが多いほど集中力と時間が削られ、「工数を減らすために使い始めたAIが、新たな手作業を生んでいる」という状態になりがちです。

件数が増えれば増えるほど、この限界は大きくなります。解決するには、採用フロー自体に組み込まれたツールに切り替えるしかありません。

HRmony AIのメッセージ作成機能：候補者情報をコンテキストにあらゆる連絡文を生成

候補者管理画面を開いたまま、主な3者すべての連絡文を生成できる

HRmony AIは、グッドパッチが2025年10月にリリースした採用業務支援AIです。候補者管理画面にはその候補者の情報・選考ステータスなどがすでに読み込まれており、その画面上でそのままメッセージ作成ができます。

候補者管理画面から簡単なプロンプトを入力するだけで（1タップで自動入力されるプリセット質問も用意されている）、その候補者のコンテキストを読み込んだ上であらゆる文章を作成してくれます。以下はその一例です。

• 候補者宛：スカウト返信への御礼、面談案内、選考結果の通知、フォローメッセージ
• 社内担当者宛：面接官への候補者情報共有（Slack等）、採用マネージャーへの進捗報告、面接後のフィードバック依頼
• エージェント宛：選考結果の報告、面接フィードバック、次の推薦条件の共有

GPTs・Gemsで必要だった候補者情報のコピペも、プロンプトの前置きも不要です。候補者管理画面を開いた状態のまま、3者へのあらゆる連絡をその場で完結できます。

汎用AIとの3つの違い

担当者の作業は「確認・微修正・送信」のみ

生成されたメッセージは担当者が確認し、必要であれば微修正した上で送信します。ゼロから書く時間も、情報を探し直す時間も、ツールを切り替える時間も不要です。対応件数が多いコーディネーターほど、その差は顕著です。

導入事例：グッドパッチ｜HRmony AIでコーディネーター業務を一変

グッドパッチの採用コーディネーターチームでは、スカウト送信・書類選考連絡・フォローアップなど各種採用メール業務の合計件数が1日130件を超えており、メッセージ作成・確認・送信のサイクルに1日あたり2〜3時間を費やしていました。

HRmony AIの導入後、候補者情報とスカウト文を自動で読み込んだ上でたたき台を生成する仕組みを整備。担当者は確認・微修正・送信のみで対応が完結するフローに切り替えました。

• 成果：テキスト生成にかかる時間が30〜120分/日から1〜2分/日に短縮。対応件数を維持したまま担当者の工数を大幅に削減し、浮いた時間を候補者との深いコミュニケーションに使えるようになりました。

HRmony AIは採用プロセス全フェーズをカバーする採用AIエージェント

メッセージ作成機能はHRmony AIの機能のひとつに過ぎません。募集・スカウト・書類選考・面接・評価と、採用プロセス全体にAIが組み込まれています。

【募集フェーズ】採用要件・求人票の自動生成採用したい人物像を入力すると、求人票・採用ペルソナ・採用基準をAIが生成。担当者ごとのばらつきがなくなり、採用要件に沿った一貫した選考が組めます。

【スカウトフェーズ】媒体上でのマッチ度判定とスカウト文生成ブラウザー拡張機能を使い、ビズリーチ・OpenWork・Green・YOUTRUST・Wantedly・Findy・Offerboxなど各媒体の画面上で候補者とのマッチ度をその場で確認。スカウト文の生成も同じ画面でできるため、タブを行き来する手間がなくなります。

【書類選考フェーズ】候補者と求人のマッチング採用要件と職務経歴書を照合し、マッチ度を自動で算出。応募が多い時期でも優先度の高い候補者を素早く絞り込めます。

【面接フェーズ】面接サポート（見極め・アトラクトの強化）採用要件と候補者情報をもとに、確認すべき見極めポイントとアトラクトポイントをまとめた面接スクリプトを自動生成。面接官ごとのアプローチの質を揃えられます。

【評価フェーズ】面接評価サポートと面接の質のAI分析録音データを採用要件と照合してAIが評価を算出し、評価工数を削減。面接官の言動もAIが分析するため、「どのアプローチが効いているか」がデータで見えるようになり、面接全体の底上げができます。

まとめ

• 採用担当者の連絡業務は、候補者・社内担当者・エージェントの3者並行という構造に加え、ダイレクトリクルーティングの普及による件数増が重なり、負荷が増大している。返信遅延やフィードバック品質の低下は、候補者体験・選考スピード・エージェント推薦精度のすべてに直結する。
• ChatGPT・Geminiは連絡文作成の効率化に有効。さらにGPTs・Gemsで自社専用アシスタントを作れば、毎回の前置きが不要になり、チーム全体の対応スピードと品質を高められる。
• ただしGPTs・Gemsでも候補者情報のコピペ・文脈の引き継ぎ・ツール切り替えという手作業は残るため、件数が増えると限界が来る。
• HRmony AIは候補者管理画面のコンテキストをもとに、候補者・社内・エージェント宛のあらゆる連絡文をその場で生成できる採用AIエージェント。連絡業務全体を「確認・送信するだけ」のフローに変える。